El día a día en la empresa

El Contador debe realizar la labor de “conocer y comprender” todas las actividades de la organización.

• Como genera sus ingresos y que tipos de ingresos tiene
• Proceso de sus compras de bienes y servicios
• Proceso de planilla de remuneraciones
• Proceso de producción completo
• Proceso de cobranzas
• Proceso de pagos
• Control de stock de materias primas, mercaderías, productos terminados y similares.
• Otras actividades administrativas y financieras que generen ingresos y gastos.

En todas ellas, debe revisar el sistema y flujo documentario que sustenta las operaciones y su llegada a Contabilidad a manera de registro contable.

Así también, debe de coordinar con cada responsable de las áreas, para saber qué tipo de información necesita para el desarrollo de sus labores y con qué periodicidad.

Con todos estos conocimientos, puede establecer su sistema de registro y con el apoyo tecnológico necesario, poder generar todos los reportes que son necesarios para la gestión de la organización.

Vamos a ver algunos tipos de información, en base a problemas que puede ocurrir en una organización.

Problemas que afrontar y que pueden estar escondidos

1. Cuentas morosas

Si la Gerencia no revisa los vencimientos de las cuentas por cobrar, estas se pueden convertir en morosas, es decir se convierten en pérdidas.

El Contador debe saber estructurar la información de cuentas por cobrar a clientes, para que gerencia lo capte de inmediato y actúe con mayor prontitud.

En este caso, el Contador, debe actuar con criterio de control y gestión gerencial:

• Protección de activos
• Promover eficiencia

Incluir en su información, al costado de la deuda, el tipo y monto de garantía que hay sobre la deuda. De esta manera da tranquilidad sobre su cobranza o la posible pérdida total. Aunque las garantías deben ser revisadas o firmadas con el visto bueno del Área Legal y algún especialista en los bienes que queden garantizados.

Caso 1. Garantías con firma fraudulenta
La empresa inició el proceso de embargo de un inmueble. La deudora manifestó que el documento de garantía que se presentaba era falso, porque estaba la firma del esposo, que había fallecido 5 meses antes de la fecha del documento, por lo que desconocía la firma.

Caso 2. Garantía si valor
La empresa procedió al embargo de un vehículo puesto en garantía. Cuando fue a recoger el vehículo, este no tenía motor.

Caso 3. Evaluación fraudulenta
Se hizo la “evaluación” y se concedió créditos por montos que cliente no tenía capacidad de pago. Cliente era allegado al vendedor.

2. Inventarios

Esta es una cuenta valiosísima. Se debe saber la cantidad de stock de cada día disponible para la venta. Pues es la principal fuente generadora de fondos para la empresa.

El Contador debe:
a) Con la ayuda de la tecnología ofrecer información diaria sobre la cantidad de stock disponible para venta de 1 a “X” semanas. Esto sirve para:

• Garantizar disponibilidad para cubrir presupuestos de ventas.
• Manejar plazos para renovar stock y no quedar desabastecidos.

b) Es necesario realizar inventarios rotativos y periódicos, para verificar su existencia y buen estado físico.
c) Por último, hacer verificaciones si el precio de venta no disminuye y pone en riesgo la rentabilidad. Es decir, vender a menos del costo. Confrontar valores de ventas facturados, netos de los descuentos, bonificaciones y gastos de distribución, contra los valores de costos.

3. Sobregiros bancarios

El sobregiro bancario es la mejor señal de un serio problema financiero y tratado de solucionar de la manera más burda y costosa.

El Contador debe dar información diaria o continua sobre los saldos en bancos.

Si usted Sr. Directivo ve en el informe diario un sobregiro, hasta por el monto más mínimo, exija de inmediato la explicación y su regularización y hasta sanción al responsable. Pues el problema empeora, al tener que pagar el más costoso de los tipos de crédito.

4. Proveedores

El Contador debe verificar que los registros de las compras estén al día y emitir diariamente las deudas por proveedores con las fechas pactadas de pago y los días transcurridos, para verificar si se están cumpliendo los periodos de pago. Resaltando los que han vencido y no han sido cancelados.

Estar en buenas relaciones con los proveedores, nos facilitará mejores precios, descuentos y atenciones preferenciales.

5. Ventas

El Contador debe buscar información sobre presupuestos de venta, si lo hubiere, y emitir una información comparada con la facturación real. Esta información puede ser desagregada por:

• Productos
• Regiones de ventas
• Vendedores

Para que Gerencia General, esté al tanto del cumplimiento, diariamente.

Una pregunta puede ser: Pero esta información la puede dar la Gerencia de ventas. Es cierto, pero no habría la garantía de un dato independiente.

Caso: Ventas no realizadas
El área de ventas presentaba siempre sus récords de ventas y siempre cumplían sus cuotas presupuestadas. Se confrontaron las cantidades con la facturación y se observó que ellos incluían pedidos no despachados como ventas… y cobraban comisiones.

6. Gastos de fabricación

Los gastos de fabricación son variados:

• Energía
• Repuestos y mantenimiento
• Honorarios
• Agua
• Alquileres
• Depreciación
• Seguros
• otros

El Contador debe elaborar un cuadro mensual y por conceptos, para comparar las variaciones de un mes a otros y asociarlos con el nivel de producción. Cualquier desviación “razonable”, debe ser revisado.

Caso de fraude:
En una empresa acostumbraba a cerrar su planta de producción 15 días al año, en un mes determinado, se cambiaban los repuestos de la maquinaria, que de acuerdo a razones técnicas debían ser cambiados sí o sí. En ese mes, los gastos de mantenimiento y repuestos se elevaban consideradamente. Y en el mes siguiente los gastos por estos conceptos, regresaban a la normalidad.

Ocurre que, al elaborar el cuadro del mes siguiente al cierre por mantenimiento, resaltaba un gasto alto en “repuestos”.

Al revisar los documentos, se detectó que jefe de planta y almacenero se pusieron de acuerdo con el proveedor para fingir una compra de un repuesto de alto precio y documentariamente se “sacó de almacén para instalarse en la planta.”

Ante las evidencias, los dos trabajadores aceptaron su falta.

Caso de negligencia
Al tomar el inventario de repuestos se encontró un repuesto de gran valor, con antigüedad mayor al año, sin ser colocado en la maquinaria de la planta. La razón fue que esa pieza se compró en el extranjero y un funcionario quería aprovechar el viaje y se encargó de la compra, dejando de lado la opinión del mecánico de la planta. Resultado: compra de un repuesto que no correspondía. Pérdida del total.

7. Gastos de administración y de ventas

Estas cuentas incluyen todos los gastos operativos:

• Remuneraciones
• Comisiones de venta
• Publicidad
• Comunicaciones
• Honorarios
• Energía
• Movilidad
• Entre otros

También se presentan en forma comparativa y por conceptos, revisando los que tienen variaciones importantes de un mes a otro.

Casos de mal uso de documentación
Se encontraron “gastos” de honorarios y movilidad, por bonificaciones o comisiones, para no declararlos en planilla y no estar afectos a aportes de EsSalud y retención de Impuesto a la renta.
Esto somete a la empresa a riesgo por evasiones tributarias.