El Balance General

Porque el “Balance General”, que es el más popular de los estados financieros, no le da esa información. El balance general, da otro tipo de información, que entenderlas en conjunto, es un asunto muy difícil y enredado para muchos Ejecutivos y Directivos.

El saber que la empresa ha tenido pérdida operativa, nos va ayudar en entenderlo mejor.

Por ahora entendamos que es una relación de Activos y Pasivos y que la diferencia entre Activos, menos pasivos, es el patrimonio de la empresa.

Con lo que usted entendió del Resultado operativo en el artículo anterior, tiene una buena base para entender y hasta dudar de la información del balance.

¿Cómo así?

A ver. Si usted ve que hay pérdida operativa en el estado de “Ganancias y Pérdidas” y déficit de fondos por actividades operativas en el estado de flujos de efectivo, pues entonces espere a ver en su balance:

• Que sus Activos serán menores que los pasivos
• Que los vencimientos de los pasivos son en plazos, menores que la disponibilidad de liquidez por sus cobranzas.

Pero, veo buenas cuentas por cobrar y una buena inversión en inventarios (existencias).

Le cuento que debe dudar de esas cuentas ya que podría estar sucediendo lo siguiente:

• Cuentas morosas no contabilizadas.
• Inventarios malogrados, obsoletos o con valor de mercado menor al costo de adquisición.

En resumen, pérdidas no registradas.

¿Entonces cómo saber que las cifras del balance que reflejan los activos y pasivos son confiables?

Ahí viene la tarea del Auditor Externo.

Todos los Contadores sabemos y aceptamos que los estados financieros que emitimos son factibles de ser auditados. Es más, las leyes peruanas exigen que los estados financieros de cierto tipo de empresas deban auditarse obligatoriamente.

A usted le conviene que los estados financieros de su empresa, sean auditados. Así tendrá más confianza en sus cifras.

Pero, mucho cuidado al contratar un auditor externo. Debe ser alguien que denote independencia. Las normas internacionales de auditoría dicen que el auditor debe gozar de la independencia mental. Entonces no contratemos al familiar, al amigo(a). Busquen a alguien independiente y capacitado, no a alguien que cobre por su firma. Eso de nada servirá y habrán gastado su dinero en vano.

Las cifras auditadas por un profesional competente, dan un altísimo grado de certeza que ayudará a nuestro análisis de gestión y darán confianza a los usuarios externos de nuestros estados financieros, tales como bancos, clientes, proveedores.

Hay un axioma financiero que dice: "Los Activos son inciertos, pero los pasivos son ciertos".

¿Entonces qué información importante nos da el “Balance” y para que me sirve?

Veamos:

• Ya sabemos que la gestión operativa es deficiente y esto afecta directamente a la caja de la empresa.
• Con la información sobre ingresos y gastos, ya se conocen las razones del problema.

Ahora falta saber, que tenemos para mejorar el futuro. Con que recursos contamos (Activos) y que obligaciones tenemos que pagar (Pasivos).

Para ello, hay que revisar las cuentas de activos y pasivos, empezando por las cuentas que representan las operaciones propias del negocio.

Activos (Traen dinero)

• Caja
• Cuentas por cobrar a clientes
• Inventarios
• Cuentas por cobrar “diversas”

Pasivos (nos quitan dinero)

• Sobregiros bancarios
• Proveedores
• Remuneraciones por pagar
• Tributos por pagar

Caja:

Nos muestra la disponibilidad de efectivo, con que contamos para afrontar nuestras obligaciones inmediatas. Aquí cabe una pregunta; ¿cuánto es el monto mínimo que debo tener en caja y en nuestras cuentas bancarias?

¿Ha pensado alguna vez eso? Es muy importante hacer ese ejercicio. Planteándose, por ejemplo ¿cuántas sería mis obligaciones que afrontar, en la próxima semana/quincena, y no tuviera ingresos de caja? Este monto sería un indicativo, para ver el monto permanente en caja y bancos, como monto mínimo.

Cuentas por cobrar a clientes:

¿El saldo de esta cuenta, debe ser sorpresa o difícil de prever? Le cuento que NO, ¡este saldo debe ser el reflejo de las políticas de crédito que usted ha aprobado! Si Señor Directivo, nadie lo puede sorprender con este saldo.

Veamos un ejemplo muy simple, supongamos que usted ha aprobado que todas las ventas sean al crédito a 30 días. Eso quiere decir, que lo que factura en el mes 1, lo cobra en el mes 2. Lo que vende en el mes 2, lo cobra en el mes 3 y así sucesivamente.

Esto quiere decir que el saldo en el balance del mes 1, es igual al total facturado en ese mes.
El saldo en el balance del mes 2, sería lo facturado en ese mes 2, pues lo facturado en el mes 1, se cobra en el mes 2.
Esto hace que usted sepa aproximadamente, cuál debe ser el saldo de esta cuenta.

¿Qué pasaría si el saldo del mes 2, tuviera un saldo mucho mayor a lo facturado en ese mes2?

Muy simple, ¡no se ha cobrado lo que debería cobrarse ¡hay un serio problema en el Área de Cobranzas!

Este problema, no se explica en ninguna norma o práctica contable. Este es un problema de gestión que usted conoce muy bien.

Como ve, usted mismo puede validar el saldo de esta cuenta, sólo aplicando sus propias políticas de créditos.

¿Qué hacer?

Aquí hay varias cosas que aclarar:

1. ¿Cuál es el estado de la cobranza?
2. ¿Se evaluó adecuadamente el crédito?
3. ¿La deuda está amparada por garantías reales?

Como ve, un análisis de la cuenta del balance no necesita un sustento contable, sino netamente operativo, de gestión, esa gestión que usted planificó y la conoce muy bien.

No hay sustentos de NIIF, US GAP, NIC, ni otra cosa similar que usted no entienda.

Inventarios:

El saldo del balance le indica a usted, el monto en moneda del stock listo para ser vendido.

Entonces, revise sus políticas de stock: ¿Para cuantos días, o semanas o meses de ventas debe tender usted en almacén? Eso usted lo sabe, porque usted lo ha definido. Al definirlo, lo ha tenido que cuantificar de una manera muy razonable.

Entonces lo que tiene que hacer es comparar el monto del balance con el estimado que debería haber según sus políticas y la diferencia, serían:

Mayor stock, ¿Por qué?:

• ¿por compras anticipadas por problemas de mercado, producción de proveedores y similares? Se supone que eran de su conocimiento y las autorizó.
• Porque se compró en exceso. Lo peor es que ese exceso hay que pagarlo, antes de que vendamos ese stock. Problemas de caja.
• Productos malogrados que no tienen salida. Pérdidas de Caja.
• Productos que en el mercado están a menos precios. Pérdidas de Caja.

Menor stock ¿Por qué?:

• ¿Por problemas de stock en los proveedores? Habría que ver si se le informó a la Gerencia general.
• ¿Por negligencia?

En ambos casos, puede afectar las ventas, con la consecuente pérdidas de ventas, a lo mejor clientes y pérdidas en caja.

Cuentas por cobrar diversas:

En esta cuenta, el Contador debe ser informativo de la situación de las entregas en garantías o reclamos de la empresa ante terceros.

Pero, aquí hay dos conceptos que pueden ser muy problemáticos, pues constituirían desvío de fondos necesarios para la empresa en la modalidad y en favor de:

• Préstamos a accionistas o a allegados por montos “desproporcionados.”
• Préstamos a “terceros”, que terminan siendo empresas asociadas a accionistas.

Ésta es una acción de perjuicio a sí mismo, un golpe a su propia liquidez. Esta es negligencia de los mismos directivos, que estarían descapitalizando a su propia empresa.

Sobregiros bancarios:

Una vez observé en la oficina de un Gerente de un banco esta frase: “de sobregiros está empedrado el inferno”. Le comenté, “a ti te conviene dar sobregiros, ganas hasta 10 veces la tasa de interés”. Luego de su respuesta me hizo mirar distinto, pues me dijo: “el sobregiro es una evidencia que la empresa nada mal en sus actividades operativas”.

Un sobregiro es muy mala señal y la peor forma de crédito, ya que es carísimo.

Cuando usted vea un sobregiro en su balance, ¡ponga el grito en el cielo!, éste es consecuencia de una mala gestión y una mala gestión financiera, porque con la debida anticipación, se debió gestionar líneas de crédito a corto y largo plazo, para utilizarlas en casos de emergencia y a una tasa negociada.

Remuneraciones por pagar:

Normalmente en esta cuenta se van acumulando las CTS, hasta su fecha de abono en las fechas que la ley determina. También las participaciones a trabajadores, que se contabilizan antes de su pago.

Pero, si en esta cuenta tenemos “sueldos por pagar”, es decir las remuneraciones que tuvieron que pagarse a fin de mes, entonces hay motivos de preocupación, ¡pues eso significa que tenemos problemas de caja!

Así que más que contenido, en esta cuenta podemos descubrir problemas de operatividad.

Tributos por pagar:

Normalmente son retenciones o impuestos que se generan por operaciones del mes y que deben ser pagados el mes siguiente.

Estos montos son previsibles o estimables, pues están ligados proporcionalmente a las operaciones de la empresa, tales como monto de la planilla, monto de las compras y ventas.

Entonces, cuando el monto es muy superior a los pagos mensuales, hay que poner atención, pues podría contener tributos de meses anteriores, que no se pagaron por problemas de liquidez, que a la vez es reflejo de problemas operativos.